Ab dem 1. Januar 2027 wird die E-Rechnung verbindlich. Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen ihren inländischen Geschäftskunden dann strukturierte elektronische Rechnungen ausstellen. Für Medienhäuser beginnt der Countdown also jetzt.
Die gute Nachricht für alle, die mit SAP IS-Media arbeiten: Die Lösung gibt es schon. Das MSH eFaktur AddOn für SAP IS-Media und SAP SD ist seit vielen Jahren bei zahlreichen Medienhäusern zuverlässig im Einsatz. Mit Release 2.0 geht es jetzt deutlich über das Pflichtprogramm hinaus.
Was ab 2027 gilt
Die E-Rechnungspflicht wird schrittweise eingeführt. Empfangen können müssen alle Unternehmen E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Für das Ausstellen laufen die Übergangsfristen jetzt aus:
- Ab 1. Januar 2027: Pflicht für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr 2026 über 800.000 Euro lag.
- Ab 1. Januar 2028: Pflicht für alle übrigen Unternehmen, Kleinunternehmer ausgenommen.
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Unternehmens, nicht nur der B2B-Anteil. Damit fallen praktisch alle Verlage und Medienhäuser bereits unter die erste Stufe. Forderungen aus der Wirtschaft nach einer Verschiebung hat die Bundesregierung nicht aufgegriffen.
Eine PDF-Rechnung per E-Mail genügt dann nicht mehr. Gefordert ist ein strukturiertes Format nach der europäischen Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD.
Ausnahmen: Was für Verlage gilt
Ganz ohne Ausnahmen kommt die neue Pflicht nicht aus. Die wichtigste für Medienhäuser betrifft Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV) dürfen dauerhaft auf Papier oder als PDF ausgestellt werden, auch nach 2028. Die Grenze bezieht sich auf den Gesamtbetrag der einzelnen Rechnung inklusive Umsatzsteuer.
Für Verlage bedeutet das:
- Privatabos: Abonnements von Privatkunden sind komplett außen vor, denn die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen.
- Geschäftskunden-Abos: Viele bleiben durch die 250-Euro-Grenze ebenfalls ausgenommen, wenn monatlich oder quartalsweise abgerechnet wird.
- Werbemarkt und Jahresrechnungen: Anzeigenrechnungen an Agenturen und Geschäftskunden sowie Jahresrechnungen über 250 Euro sind typischerweise voll betroffen.
Warum sich der vollständige Rollout lohnt
Auf den ersten Blick liegt es nahe, nur das gesetzliche Minimum umzustellen. In der Praxis entsteht so aber ein Flickenteppich. Derselbe Geschäftskunde erhält die Quartalsrechnung als PDF, nach dem Wechsel auf jährliche Zahlweise aber eine E-Rechnung.
Zwei parallele Versandwege bedeuten doppelten Pflegeaufwand und ein höheres Fehlerrisiko. Vor jedem Versand müsste geprüft werden, welcher Weg im Einzelfall gilt. Zudem stellen immer mehr Geschäftskunden ihre Eingangsverarbeitung auf strukturierte Daten um und erwarten E-Rechnungen statt PDF.
Es ist also sinnvoll, die E-Rechnung vollständig einzuführen und für alle Geschäftskundenrechnungen auszurollen, auch dort, wo im Einzelfall eine Ausnahme greifen würde.
MSH eFaktur: nahtlos im bestehenden Rechnungsversand
Das MSH eFaktur AddOn integriert sich nahtlos in den bestehenden elektronischen Rechnungsversandprozess in SAP IS-Media und SAP SD. Es arbeitet mit sehr schlanken Prozessen und klinkt sich dort ein, wo Rechnungen heute schon erzeugt und versendet werden.
Für Fachbereiche und IT heißt das: Es müssen keine Abläufe und keine Formulare angepasst werden. Die gewohnten Rechnungsformulare bleiben bestehen, die Mitarbeitenden arbeiten weiter wie bisher. Bei zahlreichen Medienhäusern ist das AddOn seit vielen Jahren zuverlässig im Einsatz.
Release 1.x: Pflicht erfüllt
Mit Release 1.x deckt eFaktur die gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungen ab: für Rechnungen im Lesermarkt, im Werbemarkt und im Standard-SD-Umfeld. Damit ist die Pflicht ab 2027 erfüllt, ohne dass bestehende Rechnungsprozesse umgebaut werden müssen.
Release 2.0: die Kür
Mit eFaktur 2.0 folgt jetzt die Kür. Das Release erweitert die E-Rechnung auf weitere Rechnungsarten, die in Medienhäusern regelmäßig anfallen:
- Abschlussabrechnungen im Werbemarkt
- Vermittler- und Provisionsabrechnungen im Werbemarkt
- Zustellerabrechnungen im Logistik-Umfeld
- Provisionsabrechnungen im Lesermarkt
- Partnerabrechnungen im Standard-SD-Umfeld
Provisions- und Zustellerabrechnungen werden in der Regel als Gutschrift erstellt. Auch Gutschriften sind umsatzsteuerlich Rechnungen und fallen grundsätzlich unter die E-Rechnungspflicht. So wird aus einer gesetzlichen Vorgabe ein durchgängig digitaler Rechnungsprozess, der weit über das Pflichtprogramm hinausgeht.
Fazit: einmal umstellen, richtig umstellen
Bis zum 1. Januar 2027 bleiben nur noch wenige Monate. Wer SAP IS-Media oder SAP SD einsetzt, kann die E-Rechnung mit eFaktur ohne Umbau der Prozesse einführen. Mit Release 2.0 lassen sich zugleich alle relevanten Rechnungsarten digitalisieren.
Sie möchten sehen, wie unser AddOn eFaktur 2.0 in Ihrer SAP-Landschaft aussieht? Sprechen Sie uns an, wir zeigen es Ihnen gern.
