Als die Neue Pressegesellschaft (NPG) durch einen Zukauf auf einen Schlag doppelt so groß wurde, begann ein Kraftakt: enorme Datenmengen, zwei gewachsene Systemlandschaften und ein Geschäft, das keinen Tag stillstehen darf. Neun Monate später läuft die gemeinsame Systemumgebung.
Aus zwei mach eins: Wenn ein Zukauf die Unternehmensgröße verdoppelt
Ein Zukauf ist ein Moment der Freude und zugleich der Beginn einer gewaltigen Aufgabe. Von einem Tag auf den anderen verdoppelt sich die Größe des Unternehmens. Mit ihr verdoppeln sich Mitarbeiter, Kunden und Abonnenten, Anzeigenkunden, Zustellwege, Buchungen und Belege. Aus bislang 58 Buchungskreisen sind jetzt 123 geworden. Zwei über Jahre gewachsene Systemlandschaften, jede mit eigener Logik und eigenen Besonderheiten, sollen künftig im Gleichklang arbeiten.
Genau diese Aufgabe haben wir mit dem Projekt n2g (now2gether) übernommen. Von Januar 2026 bis Oktober 2026 haben wir gemeinsam mit der Neuen Pressegesellschaft (NPG) daran gearbeitet, zwei Welten zu einer zusammenzuführen. n2g umfasst alle Kernbereiche eines Medienhauses: Finanzwesen und Controlling, Vertrieb, Materialwirtschaft und Anlagenbuchhaltung und das Personalwesen im SAP-Standard, dazu Debitorenbuchhaltung, Werbemarkt, Lesermarkt, Logistik. Die Zusammenführung betrifft den gesamten Alltag des Unternehmens.
Ein Ozean an Daten, sicher an das andere Ufer gebracht
Im Zentrum des Projekts stand eine Herausforderung, die man von außen kaum sieht: die schiere Menge an Daten. Jahre und Jahrzehnte an Kundenhistorien, Verträgen, Abonnements, Aufträgen, Rechnungen und Buchungen mussten gesichtet, bereinigt, übertragen und geprüft werden. Dabei geht es nicht nur um Masse, sondern um Genauigkeit: Jeder Datensatz muss am Ende dort ankommen, wo er hingehört, vollständig und nachvollziehbar.
Ein Umzug dieser Größenordnung gelingt nicht mit einem einzigen großen Sprung. Deshalb haben wir uns im SAP Standard für eine stufenweise Produktivsetzung entschieden. Die 65 Firmen des MHS-Konzerns mussten aus dem SWMH-Quellsystem exportiert und bereitgestellt werden. Danach haben wir rund 2.000 Dateien mit 130 Millionen Datensätzen in enger Zusammenarbeit mit SWMH zu uns transferiert und über mehrere Tage und Nächte in die richtigen Tabellen in das Ulmer System importiert.
Dafür haben wir Importprogramme geschrieben, Übernahmen wieder und wieder getestet und den Cut-Over, also den entscheidenden Moment des Umzugs, Schritt für Schritt vorbereitet. Auch die Archiv- und Recherchesysteme wurden mitgedacht, denn gerade ein Medienhaus lebt von seinem Gedächtnis.
Für HCM hat uns unser Partner HR-Com unterstützt. Die Migration erfolgte ebenso stufig. Es wurden Ein- und Austritte, sowie Stammdaten gepflegt, verschiedene Abrechnungslogiken für Mitarbeiter und Zusteller eingerichtet und getestet, Abrechnungen vorab simuliert und Entgeltnachweise geprüft. Außerdem wurden Schnittstellen erweitert, Lohnkonten und Zeitsalden übernommen und vieles mehr abgebildet. Erschwerend kamen dazu noch alle Besonderheiten der bestehenden komplexen Betriebsvereinbarungen. Für HCM haben wir ca. 1500 Mitarbeiter und 4000 Zusteller übernommen.
Gewachsene Verbindungen sauber entflochten
Über viele Jahre hatten beide Unternehmen Systeme, Dienste und Abläufe miteinander geteilt. Solche Kooperationsbeziehungen sind im Alltag praktisch, beim Zusammenwachsen aber eine Herausforderung: Aus gemeinsam genutzten Strukturen mussten wieder klar getrennte werden, ohne dass dabei etwas verloren geht oder jemand im Tagesgeschäft ausgebremst wird. Wir haben gewachsene Schnittstellen identifiziert, Daten- und Verantwortungsgrenzen neu gezogen und jede Verbindung einzeln betrachtet: Was bleibt, was wird abgelöst, was muss in der neuen Welt neu entstehen? So lösen sich die Fäden der Vergangenheit sauber, und das gemeinsame System kann auf einem klaren, eigenständigen Fundament stehen.
Für den Bereich IS-Media gab es jedoch nur diesen einen Go-Live-Termin für alle neuen Produkte: Die Umstellung der Zeitungsproduktion erfolgte zum 1. Oktober 2026. Damit zu diesem Zeitpunkt alle erforderlichen Anteile funktionsfähig verfügbar sind, ist eine schrittweise Produktivsetzung, angefangen mit dem Werbemarkt und der Logistikstrukturen bis hin zu den Geschäftspartnern und Abonnements des Lesermarkt, erforderlich. Ein sukzessiver Prozess, der sich über mehrere Wochen und Wochenenden hingezogen hat. Pünktlich zum Start am 30. September lief der Versand von über 160.000 Printexemplaren für die neun zusätzlichen Tageszeitungen und steuerte die FERAG Kommissionierung in den drei Druckstandorten, so dass am nächsten Morgen die verschiedenen Ausgaben pünktlich im Briefkasten gelandet sind!
Ein Ziel, ein Team
Für das gesamte Projekt gab es nur ein Ziel: Der Umstellungszeitpunkt musste gehalten werden. Kein Fallback, kein Durchschnaufen, kein Resignieren, kein Kopf in den Sand. Einfach weitermachen.
Es war oft schwer, manchmal emotional und sehr zehrend. Schlaflose Nächte, Momente ohne Lösung, Frust und vor allem Zeitdruck. Aber eines blieb jedoch immer und bei allen, bei MSH, SWMH und NPG/MHS: die unglaubliche Motivation, dieses Ziel zu erreichen. Wir haben uns zusammengerauft und durchgebissen, und man glaubt es kaum: Es hat auch richtig Spaß gemacht! Wir waren ein prima eingespieltes Team, und der Erfolg spricht für sich!
Das Ergebnis
Wir haben es geschafft! Aus zwei Systemwelten wurde eine gemeinsame Plattform, auf der die neue Größe des Unternehmens Platz hat und die mit ihm wachsen kann. Möglich war das durch ein Team, das Datenmengen im Griff behalten, in Etappen gedacht und Menschen mitgenommen hat.
Unser ganz besonderer Dank gilt allen, die n2g mit Ausdauer, Sorgfalt und Teamgeist zum Erfolg geführt haben!
