Welche Termine und Fristen gibt es?
Bereits seit Ende 2020 können Rechnungen an Ämter und Behörden in Deutschland nur elektronisch übermittelt werden. Seit Januar 2025 besteht die grundsätzliche Pflicht, für steuerpflichtige Leistungen zwischen zwei inländischen Unternehmen (B2B) eine E-Rechnung auszustellen.
Dabei gibt es Übergangsfristen, die nun zum Teil auslaufen. Der genaue Zeitpunkt hängt dabei vom Vorjahresumsatz des Rechnungsstellers ab:
- Bis 31.12.26: Alle Unternehmen dürfen noch Papier- oder PDF-Rechnungen versenden.
- Ab 01.01.27: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 EUR müssen zwingend E-Rechnungen im B2B-Bereich ausstellen.
- Ab 01.01.28: Alle Unternehmen (auch Kleinunternehmer) müssen im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen.
Welche Formate sind als E-Rechnung erlaubt?
Eine gültige E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Eine E-Mail mit einem PDF-Rechnungsanhang oder ein eingescannter Papierbeleg gelten rechtlich nicht als E-Rechnung.
Derzeit sind folgende Formate in Deutschland etabliert und anerkannt:
- XRechnung (reine XML-Datei)
- ZUGFeRD (Hybridformat aus einer PDF/A-3 und einer XML-Datei)
- EDIFACT INVOICE (sofern die erforderlichen Informationen in die europäische Norm EN 16931 extrahiert werden können)
E-Rechnungen mit VAS.5
Unser Verlags- und Auslieferungssystem unterstützt bereits seit 2020 alle drei genannten Formate. Aufgrund der nun anstehenden branchenweiten Nutzung der E-Rechnung ergeben sich neue zusätzliche Anforderungen, die aktuell umgesetzt werden oder auch bereits zur Verfügung stehen, wie z. B. :
- Neue Nutzungsmöglichkeit der E-Rechnung für die Zahlungsabwicklung mit Abrechnungsorganisationen und Zentralregulierern
- Erweiterte Zustelloptionen: Neben dem Versand per Mail ist auch ein individueller Dateiaustausch über Transferverzeichnisse möglich
- Vereinfachter Zugriff für die Anwender: Die Funktion zur Beleganzeige und zum Einzelversand in der Auftragskomponente kann auch mit E-Rechnungen umgehen
- Erweiterung des Honorarmoduls: Auch Lizenz- und Honorarabrechnungen können als E-Rechnung ausgestellt werden
Sie haben noch Fragen zur E-Rechnung?
Ihr VAS.5-Ansprechpartner hilft Ihnen gerne weiter.
